TUTORIAL Content Management System (CMS)

- Pengertian.

CMS (Content Management System) adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengelola dan memfasilitasi proses pembuatan, pembaharuan, dan publikasi content secara bersama (collaborative content management). Content mengacu pada informasi dalam bentuk teks, grafik, gambar maupun dalam format-format lain yang perlu dikelola dengan tujuan memudahkan proses pembuatan, pembaharuan, distribusi, pencarian, analisis, dan meningkatkan fleksibilitas untuk ditransformasikan ke dalam bentuk lain. Terminologi CMS sendiri cukup luas, di antaranya mencakup software aplikasi, database, arsip, workflow, dan alat bantu lainnya yang dapat dikelola sebagai bagian dari mekanisme jaringan informasi suatu perusahaan maupun global.

CMS (Content Management System) terbukti merupakan sebuah aset penting bagi perusahaan untuk mengelola content situs web dan portal secara efisien dan efektif. Saat ini, berbagai perusahaan mengkombinasikan content tak berstruktur dengan transaksi tradisional dan application logic untuk membangun aplikasi berbasis Web. Web application ini mewujudkan interaksi yang lebih personal dengan para user-nya, dan meningkatkan kinerja perusahaan dengan menyediakan layanan mandiri bagi para karyawan, partner, penyedia barang dan pelanggan. Aplikasi berbasis Web yang semakin berdaya, secara tidak langsung meningkatkan peranan dan pentingnya CMS sebagai bagian dari infrastruktur aplikasi perusahaan. Alhasil, pemilihan CMS yang akan diterapkan di perusahaan tidak bisa dianggap remeh.

Dengan adanya CMS yang terintegrasi dengan sebuah WebSite akan memberikan suatu nilai lebih yang akan meningkatkan fungsionalitas dan fleksibiltas dari Web Site tersebut, terlebih pada WebSite yang tujuan pemanfaatannya sebagai media promosi dan membangun citra konsumen, dimana kontinuitas dan inovasi dalam pemasaran produk-produk secara berkala dan berkesinambungan sebagai suatu hal yang memegang peranan penting dalam tercapainya target pemasaran.

v  Manfaat CMS

Selain dari beberapa hal yang telah disebutkan di atas, CMS juga dapat memberikan sejumlah manfaat kepada penggunanya yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

• Manajemen data

• Mengatur siklus hidup website

• Mendukung web templating dan standarisasi

• Personalisasi website

v Pemanfaatan CMS

CMS pada prinsipnya dapat dipergunakan untuk berbagai macam keperluan dan dalam berbagai kondisi, seperti untuk:

• Mengelola website pribadi.

• Mengelola website perusahaan/bisnis.

• Portal atau website komunitas.

• Galeri foto, dan lain sebagainya.

• Forum.

• Aplikasi E-Commerce.

• Dan lain-lain.

v  Memilih CMS

Dengan tersedianya berbagai solusi CMS di pasaran, sudah menjadi suatu keharusan bagi kita untuk memilih sebuah CMS yang akan dipakai dengan bijaksana. Sama halnya dengan produk software lainnya, setiap penyedia jasa/produsen CMS tentunya akan menawarkan produk andalan mereka dengan sejumlah featue yang terkadang hampir mirip satu sama lainnya. Tidak jarang pula mereka menawarkan solusi yang lain daripada yang lain, tapi apakah itu yang benar-benar kita inginkan?

Web Content Management System Dengan PHP dan MySql .

Untuk dapat memilih CMS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan anda sekaligus memperoleh manfaat yang optimal darinya, beberapa langkah berikut mungkin dapat membantu.

1. Kenalilah terlebih dahulu tujuan dan target yang hendak dicapai dengan penerapan CMS beserta strategi-strategi yang dibutuhkan. Bila dapat ajaklah semua pihak yang berkepentingan. Kemudian rumuskanlah di atas kertas dan usahakan memiliki proyeksi jauh ke depan.

2. Mengidentifikasi kebutuhan dan kemampuan yang anda miliki secara organisatoris, seperti berapa jumlah penyusun/editor/pengguna yang ada, lokasi geografis dari pengguna, kemampuan teknis yang dikuasai, jenis isi yang akan dipublikasikan, dan lain sebagainya. Perlu diingat juga, setiap orang memiliki kebutuhan dan kemampuan yang berbeda-beda. Cobalah untuk mencari jalan tengah guna menjembatani perbedaan ini.

3. Menjabarkan kebutuhan teknis yang diinginkan dan yang telah dimiliki, serta waktu yang dialokasikan untuk mengelola CMS. Yang termasuk di sini antara lain berapa jumlah personal IT yang bekerja di organisasi

4. Sebuah prinsip yang harus diperhatikan untuk dua poin di atas, ‘lebih baik lebih dari pada kurang’. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diduga di masa yang akan datang.

5. Menentukan jumlah biaya yang akan dikeluarkan. Jangan sampai besar pasak daripada tiang nantinya.

6. Setelah tujuan, strategi dan kebutuhan baik secara organisatoris maupun teknis telah teridentifikasi dengan baik, inilah saatnya untuk menentukan jenis CMS apa yang akan dipakai. Saat ini terdapat dua jenis CMS dipasaran, CMS Komersial dan CMS Open Source.

a.  CMS Komersial

Dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan software yang menjalankan usahanya dengan motif mencari keuntungan. CMS jenis ini memiliki dan menyediakan hampir semua feature yang diharapkan dari sebuah CMS dan tentu saja tidak tersedia secara gratis. Setiap pengguna yang ingin memanfaatkan CMS komersial untuk mengelola website-nya haruslah membeli lisensi dari perusahaan pembuatnya.

Lisensi yang tersedia sangat bervariasi, mulai dari lisensi yang berdasarkan kepada jumlah pengguna sampai kepada lisensi yang sifatnya multiserver dan dari yang berharga ratusan dollar AS sampai kepada jutaan dollar AS. Semua dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan implementasi yang diharapkan oleh pengguna. Sebagai layanan purna jual, biasanya penyedia CMS akan memberikan pelatihan dan dukungan teknis berkelanjutan kepada para penggunanya. Tidak hanya itu, versi terbaru dari produk yang dipakai juga dapat diperoleh dengan leluasa, dengan cara mengunjungi area anggota dari website penyedia CMS yang dimaksud.

b.  CMS Open Source

Dibuat dan dikembangkan oleh sekelompok orang atau perusahaan yang intinya memberikan sebuah alternatif murah dan terjangkau kepada para pengguna. Tersedia secara gratis dan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan tanpa ada batasan. CMS jenis ini juga memberikan akses kepada penggunanya akan kode-kode pemograman, sehingga memudahkan pengguna untuk memodifikasi CMS dimasa-masa yang akan datang. Karena kode pemograman terbuka untuk umum, secara tidak langsung para pengguna bahu-membahu dalam hal melacak dan memperbaiki bugs yang ada, menambah dan meningkatkan fungsi dan kemampuan CMS dan memberikan dukungan teknis dan non-teknis kepada yang membutuhkan. Sehingga prinsip dari komunitas, oleh komunitas dan untuk komunitas tidaklah terlalu berlebihan untuk menggambarkan situasi pengembangan CMS Open Source ini.

Walaupun gratis, bukan berarti CMS Open Source tidak memerlukan lisensi dalam pemakaiannya. Bedanya, lisensi di sini berbentuk sebuah pernyataan yang biasanya menerangkan bahwasanya software CMS tersebut dapat dimodifikasi dan dikembangkan lebih lanjut dengan syarat semua kredit dihormati dan kode tetap terbuka untuk umum. Lalu, apakah seseorang bisa memanfaatkan teknologi ini untuk keperluan komersial? Tentu saja bisa. Asalkan tidak mengenakan biaya atas CMS yang dipakai kepada klien, tapi lebih kepada biaya pembuatan dan perawatan website.

7. Pilihlah CMS yang paling dapat memenuhi semua kriteria yang telah anda tentukan sebelumnya. Tentunya setelah disesuaikan dengan kemampuan finansial anda, mengingat implementasi dari CMS bukanlah suatu hal yang murah. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:

a. Mengadakan tender, undanglah penyedia CMS yang anda minati untuk mengikuti tender dan minta mereka memberikan penawaran terbaiknya kepada anda sebagai bahan pertimbangan.

b. Melalui demonstrasi langsung dari produk CMS yang ada di pasaran. Dari sini anda dapat melihat dengan mata kepala sendiri, produk mana yang terbaik bagi anda.

c. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh organisasi profesional independen/konsultan CMS. Secara periodik mereka menyusun daftar CMS beserta kelebihan dan kekurangannya, sehingga memudahkan anda mengadakan seleksi tanpa harus berhubungan langsung dengan para penyedia CMS yang terdapat di daftar tersebut.

d. Melalui search engine, mailing list, atau dari mulut ke mulut. Metode ini merupakan metode yang paling mudah untuk dilakukan dan juga tidak mahal. Kekurangannya adalah informasi yang anda peroleh bisa jadi kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Jadi adakan juga pemeriksaan silang, bila dibutuhkan.

8. Bila anda memilih CMS komersial, perhatikan bahwa anda membeli lisensi yang sesuai dengan kondisi organisasi anda. Tidak kurang dan tidak pula berlebihan. Pergunakanlah pelayanan purna jual dari penyedia CMS anda sebaik mungkin, karena dengan demikian biaya yang telah anda keluarkan dapat berbanding lurus dengan hasil yang diperoleh. Mintalah selalu garansi terhadap produk yang dibeli.

9. Bila anda memilih untuk menggunakan CMS Open Source, perlu disadari bahwa untuk jenis CMS yang satu ini tidak menyediakan pelayanan purna jual seperti halnya CMS komersial. Jadi setiap kali ada permasalahan dalam implementasinya, anda diharapkan dapat mencari jalan keluarnya sendiri. Atau dengan mengunjungi berbagai forum yang telah disediakan. Singkat kata, untuk menggunakan CMS Open Source terkadang membutuhkan usaha lebih keras dan memakan waktu yang banyak. Tapi semuanya dikembalikan kepada anda sendiri sebagai pengguna.

10. Usahakan secara periodik memperbaharui software CMS yang anda pakai, dengan demikian dapat menjamin kemutakhiran software dan anda dapat menikmati semua feature yang ditawarkan dengan baik.